2.28.2009

舊文重貼提醒自己〈Randy Paush 的時間管理〉

幾個月前,從阿宅萬事通事務所看來的時間管理演講。關於講者 Randy Pausch 教授的事蹟以下不贅述。這段演講全長近兩小時,效率狂 Randy 對於時間有一套聰明的辦法,後面附上我自己的重點整理。
正體中文演講內容下載(含字幕、演講投影片)
整理:
  • 為自己的生活設定目標。(找到最重要的事)
  • 常常問自己:
    我幹麻做這個?我的目標是什麼?如果我選擇不做會怎麼樣?
    (盡量別做"不做也沒差"的事來浪費時間)
  • 要有計畫:
    每個月、每週、每天,可以有彈性,可以變動,但是一定要先有計劃。
  • Todo List:
    按照重要性排列 Todo List。把一件大工程分成幾個步驟列在 todo list上,最麻煩的事情先做。(Ugliest things first.)
  • 在這裡 Randy 引用 Stephen Covey 的與成功有約一書中,關於時間管理的章節,這也是整個演講中最核心的部份。
以下屬於一些小技巧,有些人可能會覺得不以為然。重要的是他運用這些技巧解決生活中浪費時間的各種可能。只要能夠解決這些問題的方法就是好辦法,因此這部份就比較看個人偏好了。
  • 避免淹沒在文件、雜物、電腦檔案的大海當中:把收件夾清空(收信的同時決定回覆、移到工作表、刪除垃圾信、存檔),建立良好的工作環境(雜物和文件有自己的分類系統,不要常常為了找東西花五分鐘的時間!)
  • 用三個電腦螢幕來管理工作......這真的要看個人習慣,不過螢幕空間大一點真的比較方便我們這種電腦阿宅。
  • 避免電話、別人的干擾:用免持聽筒的電話、規定自己站著講電話(會為了想坐下而趕快把電話講完)、如果要打電話給別人,集中在用餐時間之前打出去(別人會因為稍後要吃飯而長話短說)、有人到辦公室來找你談話時,先說好要談多久,辦公室自己坐得很舒服就好,不需要讓別人也坐得很舒服!
  • 找到一天當中自己工作效率最高的時間,不惜一切捍衛它,用來做自己認為最重要的事,必要時關手機斷網。
  • 找到一天當中自己最恍神的時間,安排不重要的meeting,打電話,繳水電費......
  • 如何避免 Parkinson's Law (工作填滿時間定律,事情一定剛好會在due day之前做完):設定一個Fake due day,減輕壓力。
  • 初期可以試著建立時間日誌,以15分鐘為單位,紀錄自己的時間都用在哪裡。每半小時就要記錄一次,並且定期反省。
時間管理在團隊合作上也非常重要:
  • 關於會議:
    沒有議程的會議不是好會議、超過一個小時的會議不是好會議、會議中要確實記錄每個決定,誰要負責在什麼時候做完哪件事。會議開始時把每個人的手機關機,網路拔掉(好嚴格啊)。
  • 關於授權:
    把一件事情授權給別人做可以節省自己的時間,但是要確實交付責任、資源、完成時間、這件事到底多重要、沒完成的話會如何悽慘。然而一件大計畫中最難的工作要留給自己做。
  • 關於老闆/指導教授:
    老闆交代的事情要寫下來,每次meeting要記得約下次meeting,討論清楚老闆希望我做到的目標,如果我有問題的話可以找哪些幫助。
  • 給別人回饋,寫感謝卡。(這個真的超受用)


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